Registrierkassenpflicht in Österreich: Infos zur Registrierkasse

Eine Registrierkassenpflicht in Österreich gilt seit 1. Jänner 2016 um alle Bareinnahmen eines Betriebs zum Zweck der Losungsermittlung einzeln zu erfassen. Dazu benötigen Unternehmen verpflichtend eine elektronische Registrierkasse, Kassensystem oder ein sonstiges elektronisches Aufzeichnungssystem.

Welche Firmen Registrierkassen brauchen

Jedes Unternehmen mit über 15.000 Euro Jahresumsatz und Barumsätzen über 7.500 Euro muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem, eine sogenannte Registrierkasse, verwenden.

Registrierkasse kaufen

Die Kosten für die Anschaffung bezieungweise Umrüstung einer einfachen Registrierkasse mit entsprechendem Sicherheitssystem betragen laut der Wirtschaftskammer zwischen 400 und 1.000 Euro. Es besteht die Möglichkeit, auf vorhandenen Geräten wie Laptop oder PC eine geeignete Kassensoftware zu installieren und einen Drucker anzuschließen. Eine variante von sogenannten Software Registrierkassen sind Registrierkasse-Apps, bei der die Rechnung in einem modernen Smartphone oder Tablet über eine App eingegeben wird und anschließend in einem Online-System gespeichert wird. Über einen angeschlossenen Drucker per WLAN oder Bluetooth wird anschließend der Beleg ausgedruckt und dem Kunden mitgegeben.

Wichtig ist, dass bereits bei der Anschaffung der Registrierkasse beim Verkäufer erkundigt wird, wie man bis zum 31. Dezember 2016 zur gesetzlich erforderlichen Sicherheitseinrichtung in der Registrierkasse kommt und was Sie diese Funktion eventuell noch zusätzlich kosten wird. Derzeit werden am Markt auch Registrierkassen angeboten, die diese Sicherheitseinrichtung (noch) nicht integriert haben.

Neben dem österreichischen Fachhandel, gibt es einfache Registrierkasse auch im Internet zu kaufen. Hier gilt für einen Unternehmer jedoch abzuwägen wie genau man über die Registrierkassenpflicht beziehungsweise welche Anforderungen der Unternehmensablauf an eine Registrierkasse bietet. Oft kann für kleine Betriebe eine Software-Lösung unter Verwendung einer bestehenden EDV-Ausstattung oder ein Komplett-System inklusive individueller Beratung günstiger sein.

Steuerbegünstigungen beim Kauf einer Registrierkasse

Für den Kauf und Umrüstung einer Registrierkasse kann beim Finanzamt eine Prämie von 200 Euro pro Kassensystem (maximal 30 Euro pro Erfassungseinheit) beantragt werden. Diese kann bei der jeweiligen Steuererklärung geltend gemacht werden. Sie wird vom Finanzamt dem Abgabenkonto gutgeschrieben und ist steuerfrei. Die Ausgaben müssen jedoch vor dem 1. Jänner 2017 erfolgen. Sie können sofort im Jahr des Aufwandes in voller Höhe als Betriebsausgabe angesetzt werden

Notwendige Aufzeichnungen

Unternehmen müssen ihre Barumsätze registrieren. Diese sind Umsätze, bei denen Produkte oder Dienstleistungen mit

• Bargeld
• Kredit- oder Bankomatkarte
• Mobiltelefon
• PayLife Quick
• Barschecks
• Gutscheine
• Bons
• Geschenkmünzen

bezahlt werden. Nicht aufgezeichnet muss von einem Unternehmer die Bezahlung mit Erlagschein oder E-Banking.

Dem Käufer muss bei jeder Barzahlung ein Beleg ausgehändigt werden, den dieser aus den Geschäftsräumlichkeiten mit hinausnehmen muss.

Registrierkassenpflicht Fristen

• Die Registrierkassenpflicht gilt seit dem 1. Jänner 2016.
• Ab dem erstmaligen Überschreiten von 15.000 Euro Jahresumsatz und 7.500 Euro Barumsatz muss das Unternehmen mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums für die Umsatzsteuer ein geeignetes Kassensystem haben.
• Ab 1. Jänner 2017 muss zusätzlich eine technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem vorhanden sein.

Ausnahmen der Beleg- und Registrierkassenpflicht

Für Sonderfälle sieht der Gesetzgeber Ausnahmen bei der Beleg- und Registrierkassenpflicht in Österreich vor. Keine Pflicht besteht bei:

• Für Umsätze einer Firma bis zu einem Umsatz von 30.000 Euro im Jahr, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten gemacht werden.
• Erleichterungen gibt es für Vereinsveranstaltungen von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften wie Pfarrfeste, Feuerwehrfeste und auch für bestimmte Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten.
• Von der Registrierkassenpflicht befreit (nicht aber von der Belegerteilung) sind Betriebe, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt, etwa Webshops.
• Firmen, die ihre Leistung außerhalb ihrer Betriebsstätte erbringen wie Ärzte, mobile Friseure, Masseure, Reiseleiter oder Fremdenführer ist es erlaubt, ihre Einnahmen erst im Nachhinein in das elektronische Kassensystem einzugeben.

Korrekter Beleg einer Registrierkasse

Auf einem von der Finanz anerkannten Beleg müssen zwingend folgen Informationen zu finden sein:

• Bezeichnung des liefernden Unternehmens
• Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben wird.
• Tag der Belegausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
• Betrag der Barzahlung

Bei Verwendung der technischen Sicherheitseinrichtung, die ab 2017 verpflichtend ist, müssen noch zusätzlich folgende Bestandteile auf dem Beleg aufscheinen:

• Kassenidentifikationsnummer
• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
• Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
• Maschinenlesbarer Code

Vom Beleg muss das Unternehmen eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und diese sieben Jahre lang aufbewahren.

Registrierkassenpflicht: Kontrollen & Strafen

Die Finanzpolizei oder der Betriebsprüfer können das Kassensystem im Rahmen einer finanzpolizeilichen Kontrolle oder einer Außenprüfung kontrollieren. Was passiert, wenn ein Unternehmer keine Registrierkasse nutzt oder zeitgerecht aufrüstet?

• Die vorsätzliche Verletzung der bloßen Verpflichtung zur Verwendung der vorgeschriebenen Registrierkasse kann mit bis zu 5.000 Euro geahndet werden, sofern dadurch nicht ein anderes Finanzvergehen verwirklicht wird.
• Eine entsprechende systematische Manipulation der Registrierkasse, die ein Verkürzungsdelikt ermöglicht, mit einer Geldstrafe bis zu 25.000 Euro.
• Ein Betrieb, welcher in den ersten zwei Quartalen des Jahres 2016 die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht nicht erfüllt, muss noch mit keiner Strafe rechenen. Bei glaubhaften Gründen gilt die Straffreiheit bis 30. Juni 2016.

Spenden, Trinkgelder & Gutscheine

• Spenden zählen nicht als Barumsatz, da keine Gegenleistung vorhanden ist.
• Trinkgelder, die dem Unternehmen selbst zufließen, gelten als Bareinnahmen.
• Trinkgelder für die Leistung eines Mitarbeiters werden nicht für die Berechnung der Umsatzgrenzen für die Registrierkassenpflicht herangezogen.
• Der Verkauf von Wertgutscheinen gilt nicht als registrierkassen- und belegerteilungspflichtiger Barumsatz.
• Gutscheine müssen zum Zeitpunkt ihrer Einlösung als Barumsatz erfasst werden.
• Gutscheine, die die Lieferung bzw. Dienstleistungen eindeutig konkretisieren wie eine Eintrittskarte für eine konkrete Veranstaltung oder Fahrscheine gelten bereits beim Verkauf als Barumsatz und müssen in der Registrierkasse erfasst werden.

Tischabrechnung im Lokal

Wenn das Inkasso der Gesamtsumme zu Teilbeträgen bei mehreren Personen als sogenannte Tischabrechnung zeitnah erfolgt, muss nicht für jeden Kunden ein gesonderter Beleg ausgestellt werden. Die Tischabrechnung kann als einzelne, in der Registrierkasse zu erfassende Bareinnahme gewertet werden. Es reicht, wenn der Beleg einem Kunden übergeben wird.

Quelle: WKO, BMF

Kritiken

Die Kritik an der Einführung der Registrierkassenpflicht in Österreich flaute auch nach der Einführung mit dem 1. Jänner nicht ab.

• Betriebe berichten davon, dass ihre Kunden die ausgedruckten Belege gar nicht aus dem Lokal mit hinaus nehmen, obwohl diese dazu angehalten sind. So sind medienwirksam bereits zahlreiche Bilder in Zeitungen und sozialen Netzwerken in Umlauf, die Stapel von Belegen zeigen, die ein Fall für den Papierkorb sind.
• Zu den zahlreichen Kritikpunkten gesellt sich aus das für Kassabons gerne verwendete Thermopapier, da es schnell, leise und vor allem billig bedruckt wird. Der große Nachteil beim Thermopapier ist die Umweltbelastung und gesundheitliche Risiken. Auf der speziellen Papiersorte wird das Papier mit einer temperaturempfindlichen Schicht für das sogenannte Thermodruckverfahren überzogen, die unter Einwirkung von Wärme einen Farbstoff ausbildet. Statt Tinte werden Chemikalien für die Schwärzung eingesetzt. Viele Thermopapiere enthalten den Stoff Bisphenol A (BPA) und sollte deswegen über den Restmüll entsorgt werden. Weil BPA nicht fest gebunden ist, kann es daher leicht herausgelöst und über die Haut aufgenommen werden. (Quelle orf.at/stories/2320132/2319118/)

VfGH prüft Registrierkassenpflicht

Drei Unternehmer haben die Registrierkassenpflicht zu einem Fall für Verfassungsgerichtshof (VfGH) gemacht und argumentierten damit, dass der finanzielle Aufwand, der dem Einzelnen durch das Gesetz auferlegt wurde, unverhältnismäßig sei. Die Beratungen über die Anträge dauerten bis Mitte März. Das Ergebnis der Entscheidung wurde am 15. März 2016 veröffentlicht:

Registrierkassenpflicht ist nicht verfassungswidrig

Der Verfassungsgerichtshof hat entschieden, dass die Registrierkassenpflicht nicht verfassungswidrig ist. Sie ist dazu geeignet, Manipulationsmöglichkeiten zu reduzieren und damit Steuerhinterziehung zu vermeiden. Die Verpflichtung zur Verwendung einer Registrierkasse liegt damit im öffentlichen Interesse. Sie bewirkt auch bei Kleinunternehmen keinen unverhältnismäßigen Eingriff in die Freiheit der Erwerbsbetätigung. Die Verpflichtung zur Verwendung der Registrierkasse gilt jedoch frühestens ab dem 1. Mai dieses Jahres. Es ist nämlich nicht so, dass sich die Registrierkassenpflicht aus den Umsätzen des Jahres 2015 ergibt. Das Überschreiten gewisser Umsatzgrenzen im Jahr 2015 spielt für die Frage der Registrierkassenpflicht keine Rolle. Eine „Rückwirkung“ gibt es nicht. Das Gesetz ist hier vollkommen klar.

Das bedeutet: Erst der Umsatz ab dem 1. Jänner 2016 ist für die Frage der Registrierkassenpflicht maßgeblich; sie wirkt dann gegebenenfalls für den Einzelnen, der im Gesetz festgelegten Frist entsprechend, frühestens ab dem 1. Mai 2016. Entscheidung www.vfgh.gv.at (PDF)

 

Weiterführende Informationen zur Registrierkassenpflicht in Österreich

registrierkassenpflicht.wkoratgeber.at – Online Ratgeber der WKO informiert ob für Ihr Unternehmen eine Pflicht besteht, Ausnahmen oder Erleichterungen zutreffen und ab wann das elektronische Aufzeichnungssystem verpflichtend ist und welche technischen Schritte erforderlich sind.

www.bmf.gv.at/steuern/selbststaendige-unternehmer/Registrierkassen.html